صفحات روزنامه
اخبار آنلاین
انتخاب یک پرینتر برای محیط کار همیشه با سردرگمی همراه بوده است. بازار مملو از مدل‌هایی است که همگی ادعای کارایی و صرفه اقتصادی دارند. بسیاری از مدیران در مواجهه با این تنوع، صرفاً به دنبال پایین‌ترین برچسب قیمت می‌روند، غافل از اینکه «قیمت مناسب» در دنیای ماشین‌های اداری، مفهومی بسیار عمیق‌تر از هزینه اولیه خرید دارد.
پرینتر ارزان‌قیمتی که امروز می‌خرید، می‌تواند در عرض چند ماه، هزینه‌ای به‌مراتب بیشتر از مدل‌های گران‌تر اما حرفه‌ای‌تر را از طریق مواد مصرفی گران و استهلاک بالا به کسب‌وکار شما تحمیل کند.
در واقع، بهترین پرینتر رنگی لیزری اداری، دستگاهی نیست که ارزان خریده شود؛ بلکه دستگاهی است که در درازمدت ارزان تمام شود. برای دستیابی به این هدف، چهار اصل کلیدی وجود دارد که باید در هر مدلی، پیش از خرید، به‌دقت سنجیده شوند. این چهار اصل، تفاوت میان یک خرید هوشمندانه و یک ضرر مالی در بلندمدت را مشخص می‌کنند.
اولین و رایج‌ترین تله در خرید پرینتر اداری، تمرکز مطلق بر «قیمت خرید» است. واقعیت این است که قیمت خرید، تنها جنبه ظاهری هزینه‌های یک پرینتر را تشکیل می‌دهد. مفهومی کلیدی به نام «هزینه تمام‌شده مالکیت» (Total Cost of Ownership - TCO) وجود دارد که تصویر کامل را نشان می‌دهد.
TCO شامل تمام هزینه‌هایی است که شما از لحظه خرید تا پایان عمر دستگاه می‌پردازید:
در محیط‌های اداری، هزینه مواد مصرفی به‌سرعت از هزینه اولیه دستگاه پیشی می‌گیرد. یک پرینتر لیزری رده اداری ممکن است در ابتدا ۳۰ درصد گران‌تر از یک مدل رده‌پایین (خانگی-اداری) باشد، اما به دلیل داشتن کارتریج‌های بسیار ارزان‌تر و بادوام‌تر، ممکن است TCO آن در پایان سال اول، ۵۰ درصد کمتر باشد.
بنابراین هنگام مقایسه مدل‌ها، قیمت خرید را تنها به‌عنوان یکی از فاکتورها در نظر بگیرید و فریب مدل‌های بسیار ارزان را نخورید.
مهم‌ترین اصل در تعریف «قیمت مناسب» است. در مدل کسب‌وکار بسیاری از تولیدکنندگان پرینتر (خصوصاً در رده‌های ارزان)، دستگاه ارزان فروخته می‌شود تا مشتری مجبور به خرید کارتریج‌های گران‌قیمت و کم‌ظرفیت شود.
در یک محیط اداری که روزانه صدها برگ چاپ می‌شود، این هزینه به‌سرعت سرسام‌آور می‌شود.
کارتریج‌های ظرفیت بالا: به دنبال پرینترهایی باشید که از تونر کارتریج‌های با ظرفیت بالا پشتیبانی می‌کنند. یک کارتریج تونر که ۱۰،۰۰۰ برگ چاپ می‌کند، بسیار مقرون‌به‌صرفه‌تر از ۵ کارتریج ۲۰۰۰ برگی است.
تمایز درام و تونر: در بسیاری از پرینترهای حرفه‌ای اداری، «واحد درام» از «کارتریج تونر» جدا است. تونر پس از چند هزار برگ تمام می‌شود، اما درام ممکن است تا ۱۰۰،۰۰۰ برگ عمر کند. در مدل‌های ارزان، این دو قطعه یکپارچه هستند و با هر بار تعویض تونر، مجبور به تعویض درام سالم نیز می‌شوید که هزینه را به‌شدت افزایش می‌دهد.
قبل از خرید پرینتر، قیمت تونر اصلی و همچنین تونرهای سازگار باکیفیت آن را در بازار بررسی کنید.
پرینتر اداری مناسب، دستگاهی است که هزینه چاپ هر برگ آن (سیاه‌وسفید/رنگی) در پایین‌ترین حد ممکن باشد.
پرینترهای اداری برای کار مداوم ساخته می‌شوند. استفاده از پرینتر خانگی در یک محیط اداری، مانند استفاده از خودروی سواری کوچک برای حمل بار سنگین است؛ شاید در کوتاه‌مدت کار کند، اما به‌سرعت مستهلک شده و از کار می‌افتد.
دو معیار کلیدی برای سنجش دوام دستگاه وجود دارد:
توان کار ماهانه: حداکثر تعداد برگی است که سازنده ادعا می‌کند دستگاه می‌تواند در یک ماه چاپ کند. این عدد معیاری برای سنجش استحکام کلی دستگاه است.
حجم چاپ توصیه‌شده ماهانه: این معیار بسیار مهم‌تر است. حجم چاپی است که دستگاه برای آن طراحی شده تا به‌طور مداوم و بدون افت کیفیت کار کند.
فرض کنید دفتر شما ماهانه به ۴،۰۰۰ برگ چاپ نیاز دارد. اگر پرینتری بخرید که حجم توصیه‌شده آن تنها ۱،۵۰۰ برگ در ماه است، دائماً در حال فشار آوردن به قطعات داخلی (چرخ‌دنده‌ها، موتور، فیوزینگ) هستید. دستگاه به‌زودی دچار خرابی‌های مکرر می‌شود و هزینه‌های تعمیر و زمان ازکارافتادگی (Downtime) آن، تمام صرفه‌جویی اولیه را از بین می‌برد.
پرینتر اداری با قیمت مناسب، باید بدنه‌ای مستحکم و حجم کار توصیه‌شده بیشتر از نیاز فعلی شما داشته باشد.
برخی از ویژگی‌ها در پرینترهای اداری، صرفاً امکانات لوکس نیستند، بلکه هدف، صرفه‌جویی مستقیم در هزینه‌های روزمره شماست.
عنوان «پرینتر اداری قیمت مناسب» تنها یک مسئله تک بعدی نیست، بلکه یک نتیجه‌گیری بر اساس عملکرد بلندمدت دستگاه است. دفعه بعد که برای خرید پرینتر اقدام می‌کنید، به‌جای اینکه بپرسید «ارزان‌ترین مدل کدام است؟»، این چهار سوال را بپرسید:
پاسخ به این چهار اصل کلیدی، شما را به انتخاب مدلی می‌رساند که شاید در روز اول کمی گران‌تر به نظر برسد، اما در طول عمر خود، کمترین هزینه و بیشترین بازدهی را برای کسب‌وکار شما به ارمغان خواهد آورد.