صفحات روزنامه
اخبار آنلاین
وقتی یک سازمان همزمان به کیفیت محصول، کاهش اثرات زیستمحیطی و ایمنی کارکنان اهمیت میدهد، معمولاً با سه سیستم مدیریتی روبهرو است: ISO 9001 برای مدیریت کیفیت، ISO 14001 برای مدیریت محیط زیست و ISO 45001 برای مدیریت ایمنی و بهداشت شغلی. اگر هرکدام از این استانداردها بهصورت جداگانه اجرا شوند، نتیجه میتواند افزایش فرمها، ممیزیهای تکراری، جلسات متعدد و حتی تعارض میان واحدهای مختلف باشد.
راهکار بسیاری از سازمانها، استفاده از سیستم مدیریت یکپارچه یا IMS است؛ ساختاری که الزامات مشترک این سه استاندارد را در یک چارچوب هماهنگ کنار هم قرار میدهد. در IMS قرار نیست سه استاندارد حذف یا با یک استاندارد جدید جایگزین شوند؛ بلکه سازمان تلاش میکند فرآیندهای مشترک آنها را یکپارچه مدیریت کند تا کیفیت، محیط زیست و ایمنی بهجای سه مسیر جداگانه، بخشی از یک سیستم مدیریتی واحد باشند.
رایجترین ساختار IMS از ادغام سه استاندارد مدیریتی شناختهشده تشکیل میشود:
این سه استاندارد اهداف متفاوتی دارند، اما بخش مهمی از الزامات مدیریتی آنها مشترک است. همین اشتراک، امکان پیادهسازی یک سیستم یکپارچه را فراهم میکند.
برای مثال، نشتی روغن از یک دستگاه را در نظر بگیرید. از دید ISO 9001، این اتفاق ممکن است نشانه ضعف در نگهداری تجهیزات و خطری برای کیفیت تولید باشد. از نگاه ISO 14001، همان نشتی میتواند باعث آلودگی خاک یا ایجاد پسماند آلوده شود. در ISO 45001 نیز سطح لغزنده ناشی از روغن یک خطر ایمنی برای کارکنان است. در IMS، بهجای ثبت و بررسی این رویداد در سه مسیر جداگانه، میتوان آن را با یک فرآیند هماهنگ ارزیابی، ریشهیابی و اصلاح کرد.
استانداردهای مدیریتی جدید ایزو از ساختار هماهنگی برخوردارند و موضوعاتی مانند بستر سازمان، رهبری، برنامهریزی، پشتیبانی، عملیات، ارزیابی عملکرد و بهبود در آنها با منطق مشابهی مطرح میشود. همین ساختار مشترک باعث میشود بسیاری از فعالیتهای مدیریتی فقط یکبار طراحی شوند و همزمان چند استاندارد را پوشش دهند.
برای نمونه، سازمان میتواند برای کنترل مستندات، ممیزی داخلی، اقدام اصلاحی، آموزش کارکنان، مدیریت ریسک و بازنگری مدیریت، رویههای مشترک داشته باشد. در این حالت دیگر لازم نیست واحد کیفیت، HSE و محیط زیست هرکدام فرآیند جداگانهای برای موضوعات مشابه ایجاد کنند.
عملکرد سیستم مدیریت یکپارچه را میتوان در چند بخش اصلی مشاهده کرد. نخست، سازمان یک خطمشی مشترک تدوین میکند که در آن تعهد به کیفیت، حفاظت از محیط زیست و ایمنی کارکنان در کنار یکدیگر قرار میگیرند. سپس اهداف و شاخصها به شکلی تعریف میشوند که تصمیمهای عملیاتی فقط از یک زاویه بررسی نشوند.
برای مثال، افزایش سرعت یک خط تولید ممکن است از نظر بهرهوری و تحویل محصول تصمیم مناسبی باشد، اما در IMS باید همزمان تأثیر آن بر کیفیت محصول، مصرف انرژی، تولید ضایعات و ایمنی کارکنان نیز بررسی شود. در نتیجه، مدیریت تصویر کاملتری از پیامدهای هر تصمیم خواهد داشت.
در مرحله بعد، ریسکها و فرصتها بهصورت هماهنگ شناسایی میشوند. بهجای سه فهرست مستقل برای ریسکهای کیفی، محیط زیستی و ایمنی، سازمان میتواند ارتباط میان آنها را نیز ببیند و اقدامات اصلاحی را بر اساس اولویت واقعی تعیین کند.
یکی از مهمترین مزایای عملی گواهینامه IMS و استقرار یک سیستم یکپارچه، کاهش دوبارهکاری است. در ساختارهای جداگانه ممکن است برای یک فرآیند، چند دستورالعمل، فرم یا گزارش مشابه وجود داشته باشد. این موضوع علاوه بر افزایش حجم مستندات، احتمال استفاده از نسخههای متفاوت و ایجاد تناقض در اجرا را بیشتر میکند.
در IMS، مستندات مشترک تا حد امکان یکپارچه میشوند. همچنین ممیزی داخلی میتواند بهگونهای برنامهریزی شود که ممیز در یک بازدید، عملکرد فرآیند را از نظر الزامات ISO 9001، ISO 14001 و ISO 45001 بررسی کند.
بازنگری مدیریت نیز میتواند در یک جلسه منسجم انجام شود. مدیران بهجای بررسی جداگانه شاخصهای کیفیت، حوادث شغلی و عملکرد محیط زیستی، تصویری یکپارچه از وضعیت سازمان دریافت میکنند و درباره اولویتهای بهبود تصمیم میگیرند.
خیر. یکپارچهسازی به معنای حذف تفاوتهای تخصصی استانداردها نیست. ISO 9001 همچنان الزامات مشخصی درباره کیفیت، مشتری و کنترل فرآیند دارد؛ ISO 14001 بر جنبهها و پیامدهای محیط زیستی و تعهدات مرتبط تمرکز میکند و ISO 45001 موضوعاتی مانند خطرات شغلی، مشارکت کارکنان و کنترل ریسکهای ایمنی را پوشش میدهد.
بنابراین یک IMS اصولی باید دو بخش را همزمان حفظ کند: یکپارچهسازی الزامات مشترک و اجرای دقیق الزامات تخصصی هر استاندارد. اگر سازمان صرفاً فرمها را ادغام کند اما به تفاوتهای فنی این سه استاندارد توجه نداشته باشد، سیستم یکپارچه فقط در ظاهر سادهتر شده است.
سیستم مدیریت یکپارچه برای سازمانهایی مناسب است که فعالیت آنها همزمان با کیفیت، محیط زیست و ایمنی ارتباط جدی دارد. شرکتهای تولیدی، پیمانکاری، ساختمانی، نفت و گاز، پتروشیمی، نیروگاهی، معدنی و مجموعههای دارای پروژههای بزرگ معمولاً بیشترین استفاده را از این ساختار میبرند.
با این حال، معیار اصلی اندازه سازمان نیست. هر مجموعهای که بهطور همزمان ISO 9001، ISO 14001 و ISO 45001 را اجرا میکند و با تعدد فرآیندها، ممیزیها و مستندات روبهرو است، میتواند از یکپارچهسازی سیستمهای مدیریتی بهره ببرد.
IMS راهی برای کنار هم قرار دادن سه حوزه مهم مدیریت سازمان است: کیفیت با ISO 9001، محیط زیست با ISO 14001 و ایمنی و بهداشت شغلی با ISO 45001. هدف اصلی آن، ایجاد یک استاندارد چهارم نیست؛ بلکه هماهنگ کردن فرآیندهای مشترک سه سیستم و کاهش دوبارهکاری در اجراست.
با استقرار درست سیستم مدیریت یکپارچه، سازمان میتواند مستندات مشترک، ممیزیهای هماهنگ، مدیریت ریسک منسجم و بازنگری مدیریتی یکپارچه داشته باشد و در عین حال الزامات تخصصی هر سه استاندارد را حفظ کند. نتیجه، ساختاری سادهتر و شفافتر است که به مدیران کمک میکند کیفیت، ایمنی و محیط زیست را نه بهعنوان سه مسئولیت جداگانه، بلکه بهعنوان اجزای مرتبط یک سیستم مدیریتی واحد ببینند.