چرا آینده سازمان‌ها بدون اتوماسیون اداری ممکن نیست؟

دهه‌ 80 و قبل از آن را به خاطر دارید؟ زمانی که سازمان‌ها بدون اتوماسیون اداری با حجم عظیمی از کاغذبازی و بروکراسی دست و پنجه نرم می‌کردند. کارمندان ساعت‌ها وقت خود را صرف جستجوی پرونده‌ها در بایگانی‌های عظیم می‌کردند و خطاهای انسانی در ثبت اطلاعات و انجام محاسبات، به امری عادی تبدیل شده بود.

اگرچه در دو دهه‌ی اخیر برخی از سازمان‌های پیشرو توانستند با نرم افزار اتوماسیون اداری، خود را با دنیای مدرن تطبیق دهند، اما همچنان شاهد هستیم سازمان‌هایی که به روش‌های سنتی و دستی تکیه می‌کنند و روز به روز نه تنها از مزایای اتوماسیون بی‌بهره می‌مانند، بلکه با چالش‌های جدی‌تری نیز مواجه می‌شوند.

دنیای امروز، دنیای سرعت و شتاب است. مثل یک قطار سریع السیر که در آن سرعت و چابکی حرف اول را می‌زند. اما آینده از امروز هم سریعتر، پرشتاب تر و مدرن‌تر خواهد بود. مثل یک موشک فضایی که با سرعت نور حرکت می‌کند. بدون شک اگر سازمان‌ها طی حداکثر یک الی دو سال آینده، به دنبال اتوماسیون و بهینه سازی فرآیندهای کسب و کارشان نباشند و یا نرم‌افزارهای اتوماسیون اداری مدرن و پیشرفته را جایگزین سیستم‌های قدیمی و ناکارآمد فعلی نکنند، خیلی زود از رقبا عقب خواهند ماند و در آینده با مشکلات جدی مواجه خواهند شد.

برای موفقیت در این دنیای پرشتاب، سازمان‌ها باید به دنبال اتوماسیون اداری کارآمد و یکپارچه باشند تا بتوانند با سرعت تغییرات همراه شوند و از فرصت‌های جدید بهره‌مند شوند.

اتوماسیون اداری دیگر یک گزینه نیست، یک ضرورت است!

در گذشته، انجام امور اداری به صورت دستی و کاغذی امری عادی بود. اما امروزه، با پیشرفت فناوری، اتوماسیون اداری به یک ضرورت تبدیل شده است. سازمان‌هایی که به اهمیت این موضوع پی می‌برند و اقدامات و سرمایه‌گذاری‌های لازم را در زمان درست انجام می‌دهند، می‌توانند آینده‌ای روشن‌تر و موفق‌تر برای کسب و کار خود رقم بزنند. از افزایش بهره‌وری و کاهش هزینه‌ها گرفته تا بهبود کیفیت خدمات و افزایش رضایت مشتریان، همه و همه دلایلی هستند که نشان می‌دهند اتوماسیون اداری پیشرفته و یکپارچه، کلید موفقیت سازمان‌ها در آینده است.

اتوماسیون اداری نه تنها به عنوان یک ابزار برای افزایش بهره‌وری، بلکه به عنوان یک سرمایه گذاری بلندمدت برای رشد و توسعه پایدار سازمان‌ها تلقی می‌شود.

زنگ خطر برای سازمان‌هایی که هنوز از نرم‌افزارهای اتوماسیون اداری پیشرفته استفاده نمی‌کنند!

زنگ خطر برای سازمان‌هایی که هنوز از اتوماسیون اداری استفاده نمی‌کنند و یا از نرم‌افزارهای قدیمی و ناکارآمد استفاده می‌کنند، خیلی وقت است به صدا درآمده. در دنیای رقابتی و پرشتاب امروز، سازمان‌هایی که به فناوری‌های نوین مجهز نیستند، محکوم به شکست هستند.

در سال‌های اخیر مفهوم اتوماسیون اداری بعنوان یک فناوی نوین، فراتر از ساده‌سازی مکاتبات و کارهای دبیرخانه‌ای و دفتری رفته است و به یک انقلاب دیجیتال در کسب‌وکارها تبدیل شده است. آنچه زمانی اتوماسیون اداری نامیده می‌شد، اکنون به اتوماسیون کسب‌وکار تبدیل شده است؛ سیستمی یکپارچه و هوشمند که تمام جنبه‌های یک سازمان و کسب و کار را از تولید تا فروش و خدمات پس از فروش تحت پوشش قرار می‌دهد.

در آینده‌ای نزدیک، نقش انسان در سازمان‌ها تغییر خواهد کرد. به جای انجام کارهای تکراری و روتین، بر روی کارهای خلاقانه، تصمیم‌گیری، حل مسئله و تعامل با مشتریان تمرکز خواهند کرد. اتوماسیون اداری به عنوان ابزاری قدرتمند، به انسان‌ها کمک می‌کند تا به پتانسیل کامل خود دست یابند و به سازمانها هم به کاهش هزینه و ارائه خدمات بهتر و با کیفیت تر به کارمندان، مشتریان و ذینفعان کمک خواهد کرد.

سازمان‌هایی که هنوز به روش‌های سنتی خود پایبند هستند و به این تحول بزرگ پی نبرند و از اتوماسیون اداری و تکنولوژی های بروز آن غافل شوند؛ فرصت‌های بسیاری را از دست خواهند داد و به زودی از گردونه رقابت خارج خواهند شد.

تحول دیجیتال در سازمان‌ها با نرم‌افزارهای اتوماسیون اداری پیشرفته

تحول دیجیتال، فرایندی گسترده و پیچیده است که در آن سازمان‌ها از فناوری‌های نوین برای بهبود عملکرد، کارآیی، نوآوری و ایجاد مزیت رقابتی استفاده می‌کنند. اتوماسیون اداری، به‌عنوان یکی از اجزای کلیدی این تحول، نقش کلیدی و محوری ایفا می‌کند.

مهمترین مزایای استفاده از نرم‌افزارهای اتوماسیون اداری پیشرفته، کارآمد و یکپارچه:

• زیرساخت دیجیتالی سازمان را فراهم می‌کند.
• تمامی بخش‌های سازمان به یک سیستم واحد متصل شده و تبادل اطلاعات به صورت خودکار انجام می‌شود.
• فرآیندهای دستی و تکراری را حذف می کند و به طور قابل توجهی بهره‌وری سازمان افزایش می یابد.
• فرآیندهای تعامل با مشتری را بهبود می بخشد و ارائه خدمات سریع‌تر و دقیق‌تر به مشتریان، منجر به افزایش رضایت آن‌ها می‌شود.
• انعطاف پذیری سازمان بیشتر می‌شود و می‌توانند به سرعت خود را با تغییرات بازار و نیازهای مشتریان وفق دهند.
• با حذف کاغذبازی‌ها و بهینه‌سازی فرآیندها، هزینه‌های سازمان کاهش می‌یابد.
• امکان دسترسی به سیستم از هر مکان و هر زمان از طریق دستگاه‌های تلفن همراه و تبلت‌ها فراهم می‌شود.

فراگستر؛ شتاب دهنده تحول دیجیتال در سازمان‌ها 

اتوماسیون کسب و کار فراگستر، با ارائه طیف گسترده‌ای از امکانات و قابلیت‌های منحصر به فرد، به عنوان یک شتاب‌دهنده‌ی قدرتمند در مسیر تحول دیجیتال سازمان‌ها عمل می‌کند. این پلتفرم جامع، با یکپارچه‌سازی فرآیندهای مختلف سازمانی، از جمله مدیریت مکاتبات اداری، مدیریت اسناد الکترونیکی، مدیریت فرمهای اطلاعاتی و فرآیندهای سازمانی، مدیریت کارها و پیام‌های سازمانی و...، دید جامعی از کسب‌وکار را در اختیار مدیران و تصمیم گیرندگان سازمان قرار می‌دهد. و کمک می‌کند به اهداف خود دست یافته و در بازار رقابتی امروز، جایگاه خود را تثبیت کنند.

همچنین، رابط کاربری ساده‌ اتوماسیون اداری فراگستر، امکان استفاده آسان از نرم‌افزار را برای همه کاربران فراهم می‌کند. با فراگستر، سازمان‌ها می‌توانند با اطمینان به آینده نگاه کرده و در مسیر رشد و توسعه‌ی پایدار گام بردارند.

اگر به دنبال یک پلتفرم جامع و یکپارچه هستید که تمام نیازهای شما را در یک بستر واحد و متمرکز مدیریت کند، فراگستر بهترین انتخاب برای شماست. برای کسب اطلاعات بیشتر و دریافت دموی رایگان نرم افزار می‌توانید به آدرس www.faragostar.net مراجعه و یا از طریق شماره 42623-021 با کارشناسان فراگستر صحبت کنید.